SAP 프로젝트를 성공적으로 이끄는 핵심 중 하나는 효율적인 주간보고입니다. 주간보고는 단순히 그 주의 업무를 요약하는 문서가 아닙니다. 이는 프로젝트의 방향성을 점검하고, 현재 진행 상황과 문제점을 파악하며, 다음 단계로 나아가기 위한 중요한 기반이 됩니다. 하지만 많은 프로젝트에서 이 과정이 제대로 이루어지지 않으면서 프로젝트 전체에 부정적인 영향을 미치는 경우가 있습니다.
주간보고의 목적: 단순 보고가 아닌 방향성 점검
SAP 프로젝트의 오너십은 기본적으로 고객사에 있습니다. 고객사 PM과 PI(Project Integration) 담당자는 프로젝트의 실제 주인으로, 이들이 주간보고서를 직접 작성함으로써 다음과 같은 효과를 얻을 수 있습니다.
- 프로젝트의 흐름 파악
고객사 내부에서 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지, 어떤 방향으로 가야 하는지를 스스로 이해하게 됩니다. 이는 외부 컨설턴트가 아닌, 내부 담당자만이 가질 수 있는 통찰입니다. - 중요 업무 우선순위 파악
고객사 PI가 주간보고서를 작성하면, 프로젝트 내의 상대적으로 중요한 업무와 그렇지 않은 업무를 명확히 구분할 수 있습니다. 이를 통해 자원과 노력을 효율적으로 배분할 수 있습니다. - 위기 조기 대응
주간보고를 통해 현재 발생한 문제나 위험 요소를 제때 파악하고 대응할 수 있습니다. 보고서를 작성하지 않으면 문제를 제때 인지하지 못해 프로젝트가 더 큰 위기에 빠질 수 있습니다.
고객사 PI의 무관심: 프로젝트 실패의 시작
프로젝트가 실패하는 공통적인 원인 중 하나는 고객사 PI가 프로젝트에 주인의식을 갖지 않는 경우입니다. 이런 경우, PI는 프로젝트를 단순히 발령받아 온 “부가적인 업무”로 여겨 본인의 주요 업무에서 밀려난다고 생각합니다. 이로 인해 다음과 같은 문제들이 발생합니다.
- 컨설턴트에 대한 과도한 의존
“알아서 해줘”라는 태도로 모든 것을 컨설턴트에게 맡기면, 컨설턴트는 고객사의 업무 맥락을 제대로 이해하지 못한 채 자신의 경험에 의존해 작업을 진행하게 됩니다. 이는 고객사의 실정과 맞지 않는 To-Be Process 설계로 이어질 수 있습니다. - 의사소통 부재
PI가 프로젝트의 진행 상황을 정확히 파악하지 못하면, 컨설턴트와의 의사소통이 단절되고 프로젝트는 혼란에 빠지기 쉽습니다. - 프로젝트 실패 책임 전가
프로젝트가 실패로 끝나면, 그 피해는 고객사와 회사 대표에게 돌아갑니다. 특히, 프로젝트의 최종 책임을 지는 회사 대표는 회사의 손실뿐만 아니라 신뢰도 하락까지 감당해야 할 수 있습니다.
고객사 PI의 역할: 주간보고 작성이 가져오는 변화
효율적인 주간보고를 작성하는 고객사 PI는 다음과 같은 태도와 접근법을 가져야 합니다.
- 업무의 주인으로서의 책임감
주간보고 작성은 “컨설턴트의 일”이 아닙니다. 고객사 PI가 주도적으로 작성하고, 이를 통해 프로젝트의 오너십을 적극적으로 발휘해야 합니다. - 상황 파악 및 개선 방향 제시
보고서를 통해 현재 진행 중인 업무의 상태를 명확히 파악하고, 필요한 조정이나 개선 방향을 제시할 수 있습니다. 이는 컨설턴트와의 협력을 원활하게 하고, 프로젝트가 성공적으로 진행될 가능성을 높입니다. - 보고 문화의 정착
고객사 PI가 보고서를 작성하는 것은 단순히 개인의 업무를 넘어서 회사의 보고 문화를 정착시키는 데 기여합니다. 이는 장기적으로 조직 내 프로젝트 관리 역량을 강화하는 데 도움을 줍니다.
성공적인 주간보고를 위한 팁
- 간결하고 명확한 문서 작성
프로젝트 주요 지표(KPI), 진행 상황, 문제점, 개선안 등을 한눈에 볼 수 있도록 간결하고 명확하게 작성합니다. - 컨설턴트와의 협업 강조
컨설턴트의 도움을 받되, 핵심적인 결정을 내리는 역할은 PI가 맡아야 합니다. 컨설턴트는 보조 역할을 수행해야지 프로젝트의 방향을 결정해서는 안 됩니다. - 정기적인 리뷰와 피드백
작성한 보고서는 주간회의에서 공유되고 피드백을 받는 과정을 통해 지속적으로 개선해야 합니다. - 책임의 명확화
각 팀원이나 부서가 맡은 업무를 명확히 구분하고, 책임 소재를 분명히 합니다.
결론
효율적인 주간보고는 SAP 프로젝트를 성공으로 이끄는 핵심 도구입니다. 고객사 PI가 주인의식을 갖고 직접 보고서를 작성하면, 프로젝트의 진행 방향과 성공 가능성을 높이는 데 중요한 역할을 할 수 있습니다. 프로젝트의 성공은 결국 고객사와 회사 모두에게 이익을 가져다주며, 이러한 문화가 정착되면 회사 전체의 프로젝트 관리 역량 또한 크게 향상될 것입니다.
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