SAP 프로젝트 AS-IS, TO-BE, GAP 리스트 이해하기

SAP 프로젝트에서 AS-IS 분석서, TO-BE 프로세스 정의서, GAP 리스트는 각기 다른 목적과 역할을 가진 중요한 문서입니다. 이 문서들이 프로젝트 초기에 잘 작성되어야 이후의 시스템 설계와 구현이 원활하게 이루어집니다. 하지만 각 문서를 작성하는 데는 어려움이 따르며, 고객사 PI와 컨설턴트 간의 협업이 필수적입니다.

1. AS-IS 분석서: 현재 프로세스의 상태를 명확히 파악

AS-IS 분석서는 현재 고객사의 업무 프로세스를 분석하고 이를 상세히 기록하는 문서입니다.
이 문서는 고객사의 업무 환경, 주요 업무 흐름, 문제점, 비효율성을 파악하는 데 사용됩니다.

• 작성 방법
  1. 주요 업무 프로세스와 단계별 활동을 시각적으로 표현합니다(예: 흐름도, 다이어그램).
  2. 각 단계에서 사용되는 시스템, 문서, 도구 등을 기록합니다.
  3. 현재 프로세스에서 발생하는 문제점과 비효율성을 구체적으로 명시합니다.
• 작성 시 유의점
  • 너무 포괄적이거나 불필요한 세부 사항을 기록하지 않습니다.
  • 고객사의 실제 업무를 반영하도록 정확성과 현실성을 유지해야 합니다.

2. TO-BE 프로세스 정의서: 미래 프로세스를 설계

TO-BE 프로세스 정의서는 AS-IS 분석서를 기반으로, 고객사가 앞으로 구현하고자 하는 미래의 업무 프로세스를 설계하는 문서입니다.
이 문서는 고객사의 비전과 개선 목표를 반영하며, 프로젝트의 핵심 방향성을 제시합니다.

• 작성 방법
  1. AS-IS 분석에서 발견된 문제점을 해결할 수 있는 프로세스를 설계합니다.
  2. 회사의 비전, 목표, 업무 효율성을 고려하여 프로세스를 변경하거나 추가합니다.
  3. 각 프로세스가 다른 부서 및 시스템과 어떻게 연동될지를 명확히 정의합니다.
• 작성 시 발생하는 문제와 해결 방법
  • 문제 1: AS-IS를 그대로 답습하는 경우
    일부 PI는 변경에 대한 고민 없이 기존 프로세스를 그대로 가져오려 합니다.
    → 해결: 컨설턴트는 SAP 표준 프로세스나 업계 모범 사례를 제시하여 개선 방향을 논의합니다.
  • 문제 2: 과도한 아이디어로 실행 불가능한 설계
    반대로, 일부 PI는 너무 이상적인 프로세스를 설계하거나 다른 프로세스와 충돌을 일으킬 수 있습니다.
    → 해결: 컨설턴트와 협력하여 실행 가능한 방향으로 수정하고, 논리적 근거를 바탕으로 설계를 구체화합니다.

3. GAP 리스트: SAP 표준 프로세스와의 차이점 분석

GAP 리스트는 고객사의 업무 프로세스와 SAP 표준 프로세스 간의 차이를 기록한 문서입니다.
이 문서는 차이를 분석하여 시스템 설계와 커스터마이징 방향을 정하는 데 사용됩니다.

• 작성 방법
  1. SAP 표준 프로세스를 기준으로 고객사의 AS-IS 및 TO-BE 프로세스를 비교합니다.
  2. 표준 프로세스에서 벗어나는 부분을 리스트로 작성합니다.
  3. GAP 해결 방법(커스터마이징, 추가 개발, 업무 변경 등)을 명시합니다.
• 작성 시 어려움과 해결 방법
  • 고객사 PI의 SAP 표준 프로세스 이해 부족
    고객사 PI가 SAP 표준 프로세스를 알지 못하면 GAP 리스트 작성이 어렵습니다.
    → 해결: 컨설턴트가 SAP 표준 프로세스를 사전에 설명하거나 교육을 진행합니다.
    → 예: 컨설턴트가 프로세스를 시연하거나, 고객사 업무에 맞는 표준 사례를 제시.
  • GAP 해결 방향성 논의 충돌
    GAP을 해결하는 과정에서 업무 변경과 시스템 커스터마이징 간의 우선순위를 두고 의견 충돌이 발생할 수 있습니다.
    → 해결: 비용, 시간, 시스템 유지보수의 용이성 등을 기준으로 객관적인 의사 결정을 돕습니다.

컨설턴트와의 협업: 필수적인 가이드와 지원

각 문서 작성 과정에서 고객사 PI는 컨설턴트의 도움을 적절히 받아야 합니다.

• 컨설턴트의 역할
  • SAP 표준 프로세스에 대한 설명 제공
  • 문서 작성 템플릿과 가이드 제공
  • 고객사 실정에 맞는 프로세스 설계 제안
  • GAP 해결을 위한 옵션과 방향성 제시
• 효과적인 협업을 위한 팁
  1. 문서 초안은 고객사 PI가 주도적으로 작성하되, 초안 작성 이후 컨설턴트와 함께 검토합니다.
  2. 논의가 필요한 항목은 주간 회의를 통해 투명하게 공유합니다.
  3. 문서의 완성도를 높이기 위해 필요한 교육이나 워크숍을 주기적으로 진행합니다.

결론: 고객사 PI의 역할과 컨설턴트의 지원

AS-IS 분석서, TO-BE 프로세스 정의서, GAP 리스트는 SAP 프로젝트의 기초를 다지는 중요한 문서입니다. 고객사 PI가 이 문서들을 주도적으로 작성해야 프로젝트의 실질적인 주도권을 가질 수 있습니다.
하지만 SAP 표준 프로세스와 시스템 구현의 복잡성을 고려할 때, 컨설턴트의 전문적인 지원은 필수적입니다.

효율적인 협업과 명확한 역할 분담을 통해 프로젝트를 성공적으로 이끌어갈 수 있습니다.

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Author: 모요